Home Kỹ năng vi tính Kỹ năng máy tính văn phòng Cơ Bản bạn cần phải biết

Kỹ năng máy tính văn phòng Cơ Bản bạn cần phải biết

Bạn là sinh viên sắp ra trường nhưng đã tìm được một công việc văn phòng hay bạn sắp làm công việc văn phòng tại một công ty nhưng chưa thông thạo các kỹ năng vi tính dù là cơ bản nhất? Đừng lo lắng về kỹ năng máy tính của mình khi đi làm. Hãy để Ptcenter giúp bạn. Sau đây là những kỹ năng máy tính văn phòng cơ bản nhất mà bạn cần học và luyện tập. Xem bài viết sau đây để hiểu rõ hơn về chúng.

Tin học văn phòng là gì?

Kỹ năng máy tính văn phòng (hay là tin học văn phòng) là kỹ năng được chú trọng đến các khả năng xử lý những công việc sử dụng trong văn phòng như: thao tác văn bản, các bảng tính, trình chiếu, nhập liệu, tính toán,…đơn giản. Đây là kỹ năng bắt buộc phải có của những sinh viên mới ra trường nếu muốn tìm được một công việc phù hợp cũng như những người sắp và mới bắt đầu làm công việc văn phòng.

>> XEM NGAY: kỹ năng máy tính

Một số kỹ năng máy tính văn phòng cơ bản.

  1. Kỹ năng về bộ 3 Microsoft Office cơ bản: Word, Excel, Power Point.

Khi đi làm văn phòng, bạn sẽ luôn phải sử dụng thường xuyên bộ ba công cụ Microsoft này. Sau đây là những điều bạn cần học về chúng.

Microsoft Word: là công cụ soạn thảo phổ biến mà ai cũng biết đến, cho phép người dùng làm việc với văn bản thô (text), các hiệu ứng như phông chữ, cỡ chữ, màu sắc cùng với hình ảnh đồ họa (graphic) và nhiều hiệu ứng đa phương tiện khác (multimedia) như âm thanh, video,… giúp việc soạn thảo văn bản được thuận tiện và linh hoạt hơn. Hiện nay, công cụ này còn có thêm nhiều cải tiến, hỗ trợ người dùng trong việc kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp. Bạn nên học các kỹ năng như sau:

  • Nhập liệu, định dạng đoạn văn, văn bản. Gõ đúng văn phạm tiếng việt, phông chữ, cỡ chữ và màu chữ.
  • Lập, chèn, định dạng bảng: Bullet, numbering, căn đoạn, căn dòng, line-spacing, tab, thêm dòng, thêm cột, trộng (merge), tách (split), thay đổi đường viền của bảng,…
  • Chèn hình ảnh, hình khối, sơ đồ: Shape, smart art, clip art.
  • Chèn ký tự (symbol), chèn link (hyperlink), ghi chú (footnote).
  • Trộn văn bản (mail merge).
  • Thiết lập in: khổ giấy, lề in, header, footer, dàn số trang văn bản.
  • Bảo mật file bằng cách đặt mật khẩu bảo vệ cho file word.

Microsoft Excel: Là công cụ dùng để xử lý bảng tính. Bảng tính của Exel được tạo lập bởi các dòng, cột thành nhiều ô. Excel có giao diện thân thiện, tính năng ưu việt để thiết lập, xử lý bảng và tính toán theo các hàm thường dùng trong văn phòng. Việc nhập dữ liệu và công thức tính toán cũng có những điểm tương tự như trong Microsoft Word.

  • Tạo và định dạng dữ liệu bảng tính: định dạng số, bảng, trộn (merge), xóa cột, hàng (split),…
  • Định dạng tự động theo yêu cầu
  • Sử dụng các hàm số thông dụng: If, Vlookup, Hlookup, Sum, Sumif, Average, Countif, Min, Max, Year, Month, Day, Now,…
  • Sử dụng lọc dữ liệu (Filter): lọc theo yêu cầu.
  • Vẽ biểu đề ứng với từng dữ liệu (Chart).
  • Tạo và gắn link (Hyperlink).
  • Thiết lập in, bảo mật: Page setup, đặt mật khẩu cho file.>> CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM: kỹ năng sử dụng máy tính

Microsoft Power Point: Gồm bộ soạn thảo và thiết lập hệ trình chiếu, PowerPoint ra đời với mục đích chính là phục vụ trong các buổi thuyết trình, dựa trên văn bản đã soạn kết hợp với video, hình ảnh, bảng biểu để tạo ra Slide trình chiếu thể hiện những thông điệp, vấn đề với các hiệu ứng xuyên suốt.

  • Chỉnh sửa, vẽ hình khối, biểu đồ: Shapes, Smart Art, Chart.
  • Tạo và gắn link: Hyperlink.
  • Sử dụng slide master.
  • Sử dụng hiệu ứng trình chiếu, thiết kế: Transition, Themes design.
  • Tạo hiệu ứng amination.
  • Bảo mật file.
  • Trình chiếu, xuất file định dạng PDF.
  1. Các kỹ năng máy tính văn phòng khác.

Ngoài việc thành thạo bộ 3 phần mềm cơ bản trong Microsoft Office thì bạn cần học các thao tác trên bàn phím như thao tác đánh 10 ngón, công dụng phím chức năng, các phím tắt trên bàn phím,.. và cách sử dụng email,…

Vai trò của kỹ năng máy tính văn phòng.

Trong thời đại cách mạng công nghiệp như hiện nay, máy tính chính là một phát minh lớn vô cùng quan trọng làm thay đổi hoàn toàn cục diện thế giới. Máy tính cùng sự ra đời của tin học văn phòng giúp con người khai thác được những nguồn thông tin vô tận để xử lý thông tin hiệu quả và nhanh chóng, đồng thời còn tiết kiệm tối đa chi phí và thời gian. Nếu bạn là một sinh viên sắp ra trường hoặc đang là một nhân viên văn phòng, chắc bạn cũng hiểu rõ tầm quan trọng của những kỹ năng máy tính văn phòng. Nhờ chúng mà bạn có thể tìm được một công việc tốt với mức lương phù hợp, từ đó giúp cuộc sống của bạn tốt hơn.

>> TÌM HIỂU THÊM: kỹ năng máy tính cơ bản

Tùy vào từng công việc và công ty khác nhau thì sẽ cần đến những kỹ năng máy tính văn phòng khác. Nhưng tất cả đều cần phải nắm rõ và thành thạo các kỹ năng máy tính văn phòng cơ bản. Vì vậy, bạn hãy rèn luyện và trang bị cho mình thật tốt những kỹ năng này nhé.

 

Rate this post